Декларацията за действителен собственик казва кои физически лица в крайна сметка притежават или контролират Вашата фирма. Подава се към Търговския регистър при учредяване на дружеството, при всяка промяна в собствеността или контрола и при уведомление от регистъра. Ако собствениците са физически лица, които вече са вписани като съдружници или едноличен собственик, отделна декларация често не е нужна. В статията ще разберете кога точно се подава, какво се подготвя и кои грешки забавят вписването.
Много управители научават за това задължение едва когато банката поиска актуални данни или когато в регистъра излезе отказ. Тогава времето е малко, а документите не са готови. По-долу сме събрали нещата, които е добре да знаете, преди да възложите вписването.
Какво е декларация за действителен собственик
Това е документ, с който дружеството оповестява физическите лица, които стоят зад него. Целта е прозрачност: да се вижда кой реално има полза от фирмата и кой взема решенията, дори когато собствеността минава през други дружества.
Данните отиват в Търговския регистър и в регистъра на юридическите лица с нестопанска цел, който се води от Агенцията по вписванията. Част от тях са публични, а банките, счетоводителите и другите задължени лица ги проверяват, когато работят с Вас.
Например: когато откривате бизнес сметка, банката сравнява декларираното в регистъра с това, което Вие ѝ казвате. Разминаване означава допълнителни въпроси и забавяне.
Кой е действителен собственик и кой не е
Действителен собственик е физическо лице, което пряко или косвено притежава достатъчно голям дял от фирмата или упражнява контрол върху нея по друг начин. Обичайният праг е над 25 % от дяловете, акциите или правата на глас. Контролът може да идва и от договор, от право да се назначава управлението или от фактическо влияние.
Пряка собственост в ЕООД и ООД
При малките дружества картината обикновено е проста. Ако имате ЕООД с едноличен собственик физическо лице, той е действителният собственик. При ООД с двама съдружници по половина и двамата са действителни собственици.
Например: ООД с трима съдружници с 50 %, 30 % и 20 %. Първите двама са над прага, третият не е, освен ако няма контрол по друг начин.
Собственост през друга фирма или чуждестранно лице
Сложното започва, когато съдружник е друго дружество. Тогава се проследява веригата нагоре, докато се стигне до физическите лица. Ако някое от дружествата във веригата е чуждестранно, обикновено са нужни документи от неговия регистър, а понякога и превод.
Например: Вашето ООД е собственост на фирма в друга държава, а тя е собственост на две физически лица. Декларират се тези две лица, не чуждестранната фирма.
Управителят не е автоматично действителен собственик
Честа грешка е да се смята, че управителят е действителният собственик, защото подписва документите. Управлението само по себе си не прави човек собственик. Управителят е действителен собственик, ако притежава съответния дял или контрол.
Има и обратен случай. Когато не може да се установи физическо лице, което отговаря на критериите, за действителен собственик се приема лицето, което заема висша ръководна длъжност. Това е изключение, а не правило, и трябва да е обосновано.
Кога се подава декларацията
Няма годишен срок, в който декларацията се подава „по навик“. Подава се, когато има повод. Поводите са три.
При учредяване на фирмата
Данните за действителните собственици се заявяват заедно с регистрацията на дружеството или веднага след нея. Ако собствениците са вписани като съдружници или едноличен собственик и няма друг контрол, отделно заявяване обикновено не се налага.
При промяна в собствеността или контрола
Когато се продадат или подарят дялове, влезе нов съдружник или се смени структурата над Вашата фирма, данните трябва да се обновят. Обичайният срок за заявяване на промяната е 7 дни. Ако подготвяте подобна промяна, вижте услугата ни за промяна на обстоятелства фирма – там е описано как протича вписването на прехвърлянето на дялове и останалите фирмени промени.
Например: продавате 40 % от дяловете на нов съдружник. Той става действителен собственик и това трябва да е отразено в регистъра.
Кога не е нужна отделна декларация
Ако всички действителни собственици са физически лица, които вече фигурират в Търговския регистър като съдружници или едноличен собственик, и няма друг вид контрол, информацията вече е налична. В този случай отделна декларация обикновено не се подава. Щом обаче собствеността минава през друго дружество, през доверителна собственост или през споразумение за гласуване, декларирането е задължително.
Как се подава: стъпка по стъпка
Процесът е ясен, когато документите са подготвени предварително. Ето обичайният ред.
- Установяване на собствениците. Проследява се собствеността до физическите лица и се проверява дали някой има контрол по друг начин.
- Събиране на данните. За всяко лице се подготвят личните данни и описание на начина, по който притежава или контролира фирмата.
- Изготвяне на декларацията и заявлението. Декларацията се подписва от представляващия дружеството, а заявлението за вписване е по образец Б7.
- Подаване в Агенцията по вписванията. Може на гише или електронно с квалифициран електронен подпис. Начинът на подаване определя дали е нужна нотариална заверка на подписа.
- Проследяване и проверка. След вписването проверявате данните в регистъра и при нужда ги изпращате на банката и счетоводителя.
Например: при електронно подаване не ходите до гише, но заявителят трябва да има валиден квалифициран електронен подпис. Без него остава подаването на хартия.
Какви данни и документи да подготвите
Непълните данни са честа причина за забавяне. Ето какво е добре да имате под ръка, преди да започнете.
- Имената на всяко физическо лице, неговото ЕГН или дата на раждане, гражданство и държава на постоянно пребиваване.
- Начинът, по който лицето е действителен собственик: пряк дял, дял през друго дружество или контрол по друг начин.
- Размерът на участието или естеството на контрола.
- Документи за собствеността при веригова структура: актуално състояние или извлечение от регистъра на всяко дружество във веригата.
- При чуждестранно дружество във веригата – документ от неговия регистър и превод, когато се изисква.
- Данни за лицето, което ще подаде заявлението, и пълномощно, ако подава някой друг.
Например: ако Ваш съдружник е фирма от Германия, ще Ви трябват документи от германския регистър, от които личи кой стои зад нея.
Декларацията и другите промени по фирмата
Декларирането рядко е самостоятелна задача. Почти винаги идва заедно с друга промяна по дружеството, и е най-лесно да се планират заедно.
Най-честите случаи са:
- Прехвърляне на дялове. Нов съдружник над прага означава нов действителен собственик.
- Нов съдружник и увеличаване на капитала. Когато капиталът се увеличава с вноска от нов съдружник, съотношението на дяловете се променя. Повече за процедурата ще намерите в статията ни за увеличаване на капитала на ООД.
- Смяна на структурата над фирмата. Когато дружество-съдружник смени собствениците си, Вашата фирма също трябва да обнови данните.
Добре е да проверите данните и когато подготвяте годишните задължения на фирмата. Ако сте в процес на обявяване на ГФО, това е удобен момент да се уверите, че регистърът отразява реалната собственост.
Чести грешки при декларирането
Ето грешките, които най-често забавят вписването, когато управителят се справя сам.
- Деклариране на дружество вместо на физическо лице. Действителният собственик винаги е човек, не фирма.
- Пропусната промяна. Дяловете са прехвърлени, но данните за действителния собственик не са обновени.
- Управителят е вписан „по подразбиране“. Без проверка дали отговаря на критериите и без да се търсят реалните собственици.
- Непълни данни за чуждестранни лица. Липсва гражданство, държава на пребиваване или документ от чуждия регистър.
- Неподходящ подпис или заверка. Подписът не съответства на начина на подаване и заявлението се връща.
Например: управител подава декларация, в която като собственик е посочена майката фирма в чужбина. Регистърът ще откаже, защото не са посочени физическите лица зад нея.
Често задавани въпроси
Трябва ли декларацията да се подава всяка година?
Не. Декларацията се подава при учредяване, при промяна в собствеността или контрола и при уведомление от регистъра. Добре е обаче периодично да проверявате дали данните в регистъра са актуални.
Подава ли се декларация, ако единственият собственик е и управител?
Ако имате ЕООД, в което едноличният собственик е физическо лице, вписано в Търговския регистър, и няма друг контрол, отделна декларация обикновено не е нужна. Данните вече са в регистъра.
Какво се променя, когато собственикът е чуждестранна фирма?
Тогава се проследява веригата до физическите лица и се декларират те. Обикновено са нужни документи от чуждестранния регистър, а понякога и превод, затова подготовката отнема повече време.
Колко време имам да заявя промяната?
Обичайният срок за заявяване на промяна в данните за действителните собственици е 7 дни от настъпването ѝ. Затова е добре декларирането да се планира заедно със самата промяна, например с прехвърлянето на дялове.
Следваща стъпка
Ако предстои промяна в собствеността на Вашата фирма, най-лесно е декларирането да върви заедно с нея. Ние подготвяме документите от юрист, подаваме заявлението електронно и следим движението му, без скрити такси. Разгледайте фирмените промени, които вписваме, в услугата ни за промяна на обстоятелства, или се свържете с нас за безплатна консултация.
